Comment SMART DATA PAY (SDP) traite les données personnelles sur le site rupture-conventionnelle-en-ligne.fr et sur la plateforme, selon qu'elle agit comme responsable de traitement ou comme sous-traitant de ses clients.
[À COMPLÉTER : …] information manquante[À CONFIRMER : …] valeur à vérifierProposition à valider
La plateforme est utilisée par des employeurs et des cabinets comptables (le « Client ») pour mener une rupture conventionnelle, de la convocation à l'homologation. Le salarié n'a pas de compte : c'est le Client qui saisit ses données. Deux situations sont donc à distinguer.
| Données | Rôle de SMART DATA PAY (SDP) | Rôle du Client |
|---|---|---|
| Données du Client et de ses utilisateurs : compte, contact, facturation, support, prospection, sécurité du site | Responsable de traitement | Personne concernée (pour ses utilisateurs) |
| Données des salariés concernés par une rupture conventionnelle, saisies dans les dossiers | Sous-traitant (art. 28 RGPD), agissant sur instruction documentée du Client | Responsable de traitement. Un cabinet comptable qui agit pour le compte d'un employeur est lui-même sous-traitant de cet employeur ; SMART DATA PAY (SDP) est alors sous-traitant ultérieur. |
SMART DATA PAY (SDP), SAS au capital de [À CONFIRMER : 10 000 €], Bureau 326, 78 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, RCS Paris 953 212 503, représentée par [À CONFIRMER : KAZAC SAS, Présidente, représentée par Mme Rose SONGUE].
Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@rupture-conventionnelle-en-ligne.fr, ou par courrier au siège. Référent(e) données personnelles : [À CONFIRMER : Mme Rose SONGUE]. Délégué à la protection des données : [À COMPLÉTER : aucun DPO désigné à ce jour, ou coordonnées du DPO].
| Finalité | Données | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Répondre aux demandes de contact et d'ouverture de dossier | Profil (employeur ou cabinet), société, nom, prénom, e-mail professionnel, message | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) | Proposition3 ans à compter du dernier contact |
| Création et gestion du compte, fourniture du service | Identité et fonction des utilisateurs, e-mail, société, SIRET, identifiants (mot de passe chiffré de façon irréversible), paramètres du compte | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | PropositionDurée du compte, puis 24 mois d'inactivité avant suppression ou anonymisation |
| Facturation, paiement, comptabilité | Raison sociale, adresse de facturation, n° de TVA, formule, factures, historique des paiements | Obligation légale (art. 6.1.c) | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (art. L123-22 du Code de commerce). Les données de carte bancaire sont traitées par le prestataire de paiement et ne sont pas conservées par SMART DATA PAY (SDP). |
| Support, réclamations, gestion des litiges | Échanges avec le support, pièces transmises | Exécution du contrat ; intérêt légitime à se défendre en justice (art. 6.1.f) | PropositionDurée du contrat, puis 5 ans (prescription de droit commun, art. 2224 du Code civil) |
| Prospection commerciale par e-mail auprès de professionnels | Nom, fonction, société, e-mail professionnel | Intérêt légitime (art. 6.1.f), pour des offres en rapport avec la profession du destinataire ; opposition possible à tout moment par le lien de désinscription | 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect |
| Sécurité du site et de la plateforme, prévention des fraudes | Adresse IP, horodatages, journaux de connexion et d'actions | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | PropositionJournaux de connexion : 12 mois. Journaux applicatifs : 6 mois. |
| Traitement des demandes d'exercice des droits | Identité du demandeur, demande, réponse | Obligation légale (art. 6.1.c) | Proposition5 ans à compter de la réponse |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Les sauvegardes sont écrasées selon un cycle de Proposition30 jours [À CONFIRMER selon l'hébergeur].
Les données ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité ciblée, ni utilisées pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.
Pour les données des salariés saisies dans un dossier, le Client est responsable de traitement : il décide de recourir à la rupture conventionnelle, choisit les informations saisies et valide chaque document. SMART DATA PAY (SDP) agit en qualité de sous-traitant, uniquement sur ses instructions, dans les conditions de l'accord de sous-traitance conclu avec chaque Client. Il appartient au Client d'informer ses salariés de ce traitement (art. 13 et 14 RGPD).
Par principe de minimisation, seules les données nécessaires à la procédure sont demandées. Lorsqu'une absence (par exemple un arrêt de travail) influe sur le salaire de référence, seules les périodes concernées sont saisies, jamais leur motif médical. Les champs de commentaire ne doivent pas contenir de données de santé ou d'autres données sensibles.
Calcul de l'indemnité (moteur de calcul SmartDataPay, appelé par API), calendrier de la procédure, préparation de la convocation et du brouillon de formulaire TéléRC, signature dessinée sur paraf-signature avec la mention « lu et approuvé », gestion du délai de rétractation, transmission de la demande d'homologation via TéléRC sur instruction du Client et suivi de l'homologation.
PropositionLes données d'un dossier restent accessibles au Client pendant toute la procédure, puis pendant 12 mois après la date d'homologation, de refus ou d'abandon du dossier (délai de recours prévu à l'article L1237-14 du Code du travail). Elles sont ensuite supprimées, sauf instruction contraire écrite du Client. Le Client peut exporter les documents à tout moment et en assure l'archivage pour ses propres obligations. À la fin du contrat, les données sont restituées ou supprimées selon l'accord de sous-traitance.
Le salarié exerce ses droits auprès de son employeur. S'il s'adresse à SMART DATA PAY (SDP), sa demande est transmise sans délai au Client concerné, qui y répond.
Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de SMART DATA PAY (SDP), dans la limite de leurs fonctions, et aux prestataires suivants :
| Prestataire | Service | Localisation des données |
|---|---|---|
| paraf-signature · [À CONFIRMER : KAZAC SAS, Paris] | Signature dessinée de la convention avec la mention « lu et approuvé » ; signature électronique de la convocation et des annexes ; dossier de preuve | [À CONFIRMER : France] |
| [À COMPLÉTER : hébergeur] | Hébergement du site, de la plateforme et de la base de données | [À COMPLÉTER] |
| [À COMPLÉTER : prestataire d'e-mail] | Envoi des e-mails transactionnels (invitations, rappels, notifications) | [À COMPLÉTER] |
| [À COMPLÉTER : prestataire de paiement, le cas échéant] | Paiement en ligne (données des clients uniquement) | [À COMPLÉTER] |
Le moteur de calcul d'indemnité est un service de SMART DATA PAY (SDP) ; il ne constitue pas un tiers. Sur instruction du Client, la demande d'homologation est transmise à l'administration (DREETS) via TéléRC, téléservice du ministère chargé du travail, qui en est destinataire au titre de ses missions légales.
[À COMPLÉTER une fois les prestataires choisis : soit « aucun transfert hors de l'Union européenne », soit la liste des transferts et leur garantie (décision d'adéquation, dont le Data Privacy Framework UE–États-Unis, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne)].
SMART DATA PAY (SDP) met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :
En cas de violation de données, SMART DATA PAY (SDP) notifie la CNIL dans les 72 heures lorsqu'elle est responsable de traitement (art. 33 RGPD) et informe le Client concerné Propositiondans les 24 heures après en avoir pris connaissance lorsqu'elle agit comme sous-traitant.
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition (notamment à la prospection, sans motif), ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Pour les exercer : contact@rupture-conventionnelle-en-ligne.fr ou par courrier au siège. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe. Une pièce d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 · www.cnil.fr/fr/plaintes).
Le site et la plateforme n'utilisent que des cookies strictement nécessaires (session, authentification, sécurité), exemptés de consentement [À CONFIRMER selon les outils retenus]. Aucun cookie publicitaire ni de profilage n'est déposé. Si une mesure d'audience non exemptée était ajoutée, votre consentement serait recueilli au préalable. Durée maximale des cookies : 13 mois.
Cette politique peut évoluer. En cas de modification substantielle, les Clients sont informés par e-mail ou dans la plateforme au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Voir aussi les mentions légales et les CGV / CGU.